Γιατί δεν λαμβάνουν όλοι το μήνυμα απουσίας σας
Το μήνυμα απουσίας σας είναι ενεργό, όμως ένας πελάτης λέει ότι δεν έλαβε απάντηση. Ή κάποιος το έλαβε την πρώτη φορά, αλλά μετά όχι πια. Συνήθως δεν πρόκειται για σφάλμα: ένα μήνυμα απουσίας σκόπιμα δεν απαντά σε κάθε email. Σε αυτό το άρθρο θα διαβάσετε γιατί συμβαίνει αυτό και πώς να το ρυθμίσετε ώστε να λαμβάνουν απάντηση τα σωστά άτομα.
Πώς λειτουργεί
Το μήνυμα απουσίας που ρυθμίζετε στο webmail στην ενότητα Ρυθμίσεις > Μήνυμα απουσίας είναι τεχνικά ένα φίλτρο στον mailserver. Εκτελείται τη στιγμή που φτάνει το email, επομένως και όταν ο υπολογιστής σας είναι κλειστός. Οι κανόνες για μια τέτοια αυτόματη απάντηση ορίζονται στο πρότυπο για τα μηνύματα απουσίας Sieve, RFC 5230 (στα Αγγλικά). Εκεί περιγράφονται ορισμένοι περιορισμοί που εμποδίζουν ένα μήνυμα απουσίας να προκαλέσει ζημιά.
1. Μία απάντηση ανά αποστολέα ανά διάστημα
Ο server θυμάται σε ποιους έχει ήδη απαντήσει. Μέσα στο Διάστημα απάντησης ο ίδιος αποστολέας δεν λαμβάνει δεύτερη απάντηση. Αν δεν επιλέξετε κάτι εσείς, σύμφωνα με το πρότυπο αυτό είναι 7 ημέρες. Αν κάποιος σας στείλει email τέσσερις φορές σε τρεις ημέρες, θα λάβει επομένως ένα μόνο μήνυμα απουσίας. Μόνο μετά το πέρας του διαστήματος θα λάβει ξανά ένα, ως υπενθύμιση ότι εξακολουθείτε να απουσιάζετε.
Δοκιμάσατε το μήνυμα απουσίας σας στέλνοντας email στον εαυτό σας από άλλη διεύθυνση; Τότε στη δεύτερη δοκιμή δεν θα λάβετε πλέον απάντηση. Αυτό σημαίνει ότι λειτουργεί.
2. Καμία απάντηση σε mailing lists και αυτόματα email
Ένα μήνυμα απουσίας που απαντά σε mailing list με χίλια μέλη, ή δύο αυτόματα μηνύματα που απαντούν ατελείωτα το ένα στο άλλο: αυτό δεν το θέλει κανείς. Γι' αυτό, σύμφωνα με το RFC 5230 (ενότητα 4.6), ο server δεν απαντά σε:
- email με κεφαλίδα List-Id ή άλλες κεφαλίδες List: newsletters και mailing lists·
- email με κεφαλίδα Auto-Submitted με τιμή διαφορετική από
no: αυτόματα μηνύματα, όπως ένα άλλο μήνυμα απουσίας ή μια ειδοποίηση συστήματος· - email από διευθύνσεις όπως MAILER-DAEMON, ή από διευθύνσεις που ξεκινούν με
owner-ή τελειώνουν σε-request.
Η δική σας απάντηση περιλαμβάνει η ίδια την κεφαλίδα Auto-Submitted: auto-replied. Έτσι ένα άλλο μήνυμα απουσίας γνωρίζει ότι δεν πρέπει να απαντήσει πίσω. Επιπλέον, η απάντηση αποστέλλεται στον αποστολέα του φακέλου (Return-Path). Στα συνηθισμένα email αυτή είναι η διεύθυνση του αποστολέα, ενώ στα συστήματα είναι συχνά μια τεχνική διεύθυνση.
3. Μόνο αν το email απευθύνεται πραγματικά σε εσάς
Ο server απαντά μόνο αν μία από τις διευθύνσεις σας εμφανίζεται στις κεφαλίδες Προς (To) ή Κοιν. (Cc). Έτσι αποφεύγονται απαντήσεις σε email που έφτασαν μέσω λίστας ή ως Bcc. Ο server γνωρίζει τη διεύθυνση του δικού σας mailbox, αλλά όχι μια διεύθυνση όπως info@example.com που προωθείται στο mailbox σας.
Γι' αυτό το πεδίο Οι διευθύνσεις email μου είναι σημαντικό:
- Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Μήνυμα απουσίας και ανοίξτε τις Ρυθμίσεις για προχωρημένους.
- Στο πεδίο Οι διευθύνσεις email μου καταχωρίστε κάθε διεύθυνση στην οποία λαμβάνετε email, συμπεριλαμβανομένων των aliases και των διευθύνσεων προώθησης (forwarders). Με την επιλογή Συμπλήρωση με όλες τις διευθύνσεις μου το webmail προσθέτει τις διευθύνσεις των ταυτοτήτων σας.
- Κάντε κλικ στην Αποθήκευση.
Αν ξεχάσετε το info@, ένας πελάτης που στέλνει email στο info@ δεν θα λάβει μήνυμα απουσίας και ίσως περιμένει μάταια απάντηση.
4. Εκτός της ώρας έναρξης και λήξης
Αν έχετε συμπληρώσει Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης, το μήνυμα απουσίας δεν κάνει τίποτα εκτός αυτής της περιόδου. Ελέγξτε ότι οι ημερομηνίες είναι σωστές, και το έτος. Αν τις αφήσετε κενές, το μήνυμα είναι ενεργό όσο η Κατάσταση είναι ρυθμισμένη σε Ενεργό. Ωστόσο, η ημερομηνία έναρξης και λήξης είναι η πιο ασφαλής επιλογή: έτσι δεν μπορείτε να ξεχάσετε να απενεργοποιήσετε το μήνυμα.
Γρήγορος έλεγχος: γιατί κάποιος δεν έλαβε απάντηση
| Ελέγξτε | Πού |
|---|---|
| Είναι η Κατάσταση σε Ενεργό και βρίσκεται η σημερινή ημέρα μεταξύ Ώρας έναρξης και Ώρας λήξης; | Ρυθμίσεις > Μήνυμα απουσίας |
| Έλαβε ήδη αυτός ο αποστολέας απάντηση μέσα στο Διάστημα απάντησης; | Ρυθμίσεις για προχωρημένους > Διάστημα απάντησης |
| Έστειλε σε alias ή διεύθυνση προώθησης που δεν περιλαμβάνεται στις Διευθύνσεις email μου; | Ρυθμίσεις για προχωρημένους > Οι διευθύνσεις email μου |
| Ήταν newsletter, mailing list ή αυτόματο μήνυμα; | Κεφαλίδες του μηνύματος (Headers): List-Id ή Auto-Submitted |
| Μήπως ένα φίλτρο ψηλότερα στη λίστα μετακινεί ήδη το μήνυμα; | Ρυθμίσεις > Φίλτρα |
Αφήστε την Ενέργεια για εισερχόμενο μήνυμα στη ρύθμιση Διατήρηση. Έτσι το εισερχόμενο email παραμένει κανονικά στο mailbox σας και μπορείτε να το διαβάσετε όταν επιστρέψετε.
Τα βήματα με στιγμιότυπα οθόνης θα βρείτε στον οδηγό του Roundcube στην ενότητα Ρύθμιση μηνύματος απουσίας. Αν χρησιμοποιείτε DirectAdmin, δείτε Vacation Messages στον οδηγό του DirectAdmin.