Μεταφορά του βιβλίου διευθύνσεών σας από το Gmail ή το Outlook στο webmail
Αν μεταφέρεστε από το Gmail ή το Outlook σε ένα γραμματοκιβώτιο στη WebOké, οι επαφές σας δεν μεταφέρονται αυτόματα. Ακόμη και αν μεταφερθούν τα email σας, το βιβλίο διευθύνσεων μένει πίσω: δεν βρίσκεται στο γραμματοκιβώτιό σας, αλλά σε ξεχωριστή λίστα. Το μεταφέρετε με ένα αρχείο. Σε αυτό το άρθρο θα δείτε πώς γίνεται και πώς θα αποφύγετε τις διπλές εγγραφές και τις χαμένες ομάδες.
Βήμα 1: εξαγωγή από το παλιό σας πρόγραμμα
Υπάρχουν δύο τύποι αρχείων για επαφές:
- vCard (.vcf): ένα αρχείο με επαγγελματικές κάρτες. Κάθε στοιχείο έχει ένα σταθερό όνομα, όπως
FNγια το όνομα καιEMAILγια τη διεύθυνση. Οι ομάδες βρίσκονται στη γραμμήCATEGORIES. - CSV: ένας πίνακας σε μορφή κειμένου, με μία στήλη για κάθε στοιχείο. Δεν υπάρχει σταθερός κανόνας για τα ονόματα των στηλών, οπότε το webmail πρέπει να τις αντιστοιχίσει στα δικά του πεδία.
Αν έχετε την επιλογή, προτιμήστε το vCard. Οι Επαφές Google, το Outlook και οι Επαφές της Apple μπορούν όλα να κάνουν εξαγωγή σε vCard ή σε CSV. Τα βήματα θα τα βρείτε στη Google, στο Εξαγωγή, δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ή επαναφορά επαφών, και στη Microsoft, στο Εισαγωγή ή εξαγωγή επαφών στο Outlook με χρήση αρχείου .csv.
Βήμα 2: εισαγωγή στο webmail
- Συνδεθείτε στο webmail και κάντε κλικ στο μενού στην επιλογή Επαφές.
- Κάντε κλικ επάνω στην επιλογή Εισαγωγή.
- Επιλέξτε το αρχείο στο πεδίο Εισαγωγή από αρχείο.
- Στο πεδίο Εισαγωγή αναθέσεων ομάδων επιλέξτε τι θα γίνει με τις ομάδες του αρχείου (δείτε παρακάτω).
- Αφήστε απενεργοποιημένη την επιλογή Αντικατάσταση ολόκληρου του βιβλίου διευθύνσεων.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.
Στο τέλος θα δείτε πόσες επαφές εισήχθησαν και πόσες παραλείφθηκαν.
| Εισαγωγή αναθέσεων ομάδων | Τι συμβαίνει |
|---|---|
| Καμία | Εισάγονται μόνο οι επαφές, χωρίς ομάδες |
| Όλες (δημιουργία ομάδων αν χρειάζεται) | Εισάγεται κάθε ομάδα του αρχείου· όσες ομάδες λείπουν, τις δημιουργεί το webmail |
| Μόνο για υπάρχουσες ομάδες | Συμπληρώνονται μόνο οι ομάδες που έχετε ήδη |
Σε αρχείο CSV: αντιστοίχιση πεδίων
Αν εισάγετε αρχείο CSV, το webmail σας δείχνει ποια στήλη αντιστοιχεί σε ποιο πεδίο και σας ρωτά αν η αντιστοίχιση είναι σωστή. Ελέγξτε την προσεκτικά:
- Έχει αντιστοιχιστεί η στήλη με τη διεύθυνση email στο πεδίο του email; Ένα κλασικό λάθος είναι να μην αντιστοιχιστεί η στήλη με τη διεύθυνση εργασίας. Τότε καταλήγετε με εκατό επαφές χωρίς διεύθυνση email.
- Τις στήλες που δεν χρειάζεστε, ορίστε τις σε Μη αντιστοιχισμένο πεδίο (χωρίς εισαγωγή).
- Αν η πρώτη γραμμή περιέχει τα ονόματα των στηλών, επιλέξτε Παράλειψη πρώτης γραμμής (κεφαλίδες).
Αν μετά την εισαγωγή βλέπετε περίεργους χαρακτήρες, όπως "Müller" αντί για "Müller", το αρχείο δεν είχε αποθηκευτεί σε UTF-8. Αποθηκεύστε το ξανά στο spreadsheet σας ως CSV σε UTF-8 και κάντε νέα εισαγωγή. Αν όλα εμφανίζονται σε μία στήλη, το webmail διάβασε λάθος το διαχωριστικό: ένα spreadsheet με ευρωπαϊκές τοπικές ρυθμίσεις χρησιμοποιεί συχνά ερωτηματικό (;) αντί για κόμμα.
Διπλές εγγραφές
Αν υπάρχει ήδη επαφή με την ίδια διεύθυνση email και το ίδιο όνομα, το webmail την παραλείπει κατά την εισαγωγή. Αν λοιπόν εισαγάγετε κατά λάθος το ίδιο αρχείο δύο φορές, δεν υπάρχει μεγάλο πρόβλημα. Αν όμως το όνομα είναι γραμμένο διαφορετικά, για παράδειγμα "Sanne de Vries" και "S. de Vries", το άτομο θα εμφανιστεί δύο φορές. Αν εισάγετε από δύο πηγές, αναζητήστε στο τέλος μερικά ονόματα και διαγράψτε τις διπλές εγγραφές.
Εξαγωγή ως αντίγραφο ασφαλείας
Τα email σας βρίσκονται στον server, αλλά το βιβλίο διευθύνσεων μπορεί να διαγραφεί με ένα λάθος κλικ. Γι' αυτό κάνετε κατά διαστήματα μια εξαγωγή:
- Μεταβείτε στις Επαφές.
- Κάντε κλικ στο βελάκι δίπλα στην επιλογή Εξαγωγή και επιλέξτε Εξαγωγή όλων. Με την επιλογή Εξαγωγή επιλεγμένων εξάγετε μόνο τις επαφές που έχετε επιλέξει.
Λαμβάνετε ένα αρχείο .vcf. Οι ομάδες περιλαμβάνονται ως CATEGORIES, ώστε να μεταφερθούν ξανά σε μια νέα εισαγωγή. Ένα τέτοιο αρχείο περιέχει προσωπικά δεδομένα: φυλάξτε το σε ασφαλές σημείο και μην το αφήνετε ξεχασμένο στον φάκελο Λήψεις.
Καλό να γνωρίζετε
- Το τηλέφωνό σας είναι ξεχωριστό βιβλίο διευθύνσεων. Οι επαφές στο τηλέφωνό σας και το βιβλίο διευθύνσεων στο webmail είναι δύο ανεξάρτητες λίστες. Το webmail δεν συγχρονίζεται με το τηλέφωνό σας· μεταφέρετε τις επαφές με εξαγωγή και εισαγωγή.
- Συλλεγμένοι παραλήπτες. Εκτός από τις Προσωπικές διευθύνσεις, το webmail θυμάται αυτόματα κάθε διεύθυνση στην οποία στέλνετε email, στους Συλλεγμένους παραλήπτες. Μια εισαγωγή καταλήγει στο προσωπικό σας βιβλίο διευθύνσεων.
- Επαγγελματική κάρτα σε email. Αν λάβετε ένα αρχείο .vcf ως συνημμένο, το webmail εμφανίζει ένα κουμπί για να το προσθέσετε απευθείας στο βιβλίο διευθύνσεών σας.
Τα βήματα με στιγμιότυπα οθόνης θα τα βρείτε στον οδηγό του Roundcube, στα άρθρα Εισαγωγή και εξαγωγή επαφών και Δημιουργία ομάδων.