Καθυστέρηση ή απόρριψη email προς Outlook, Hotmail ή T-Online

Φτάνει η αλληλογραφία σε μια διεύθυνση στο Outlook.com, Hotmail, Live.com, μια εταιρεία με Microsoft 365, ή T-Online με ώρες καθυστέρηση, ή σας επιστρέφεται; Η Microsoft και η T-Online χρησιμοποιούν, εκτός από τους συνήθεις ελέγχους, ένα δικό τους σύστημα φήμης (reputation) για τους servers που στέλνουν αλληλογραφία. Αλληλογραφία που φτάνει στο Gmail χωρίς προβλήματα, μπορεί εκεί να καθυστερήσει ή να απορριφθεί. Σε αυτό το άρθρο διαβάζετε τι σημαίνουν οι ειδοποιήσεις τους, τι μπορείτε να κάνετε εσείς και τι κάνουμε εμείς.

Microsoft: προσωρινή επιβράδυνση (4.7.500)

Λαμβάνετε ένα μήνυμα αναβολής με αυτή την ειδοποίηση;

451 4.7.500 Server busy. Please try again later from [203.0.113.25]. (AS843)

Τότε ο server της Microsoft δεν είναι πραγματικά απασχολημένος. Η Microsoft επιβραδύνει προσωρινά τη διεύθυνση IP του server αποστολής για να αξιολογήσει την κίνηση, για παράδειγμα όταν ξαφνικά προέρχεται περισσότερη αλληλογραφία από εκεί. Η Microsoft ονομάζει την ίδια σειρά κωδικών και Access denied, please try again later, και αίρει αυτόματα τον περιορισμό αν η αλληλογραφία αποδειχθεί εντάξει.

• Πρόκειται για προσωρινό σφάλμα (κωδικός με 4). Ο server μας αποθηκεύει την αλληλογραφία και προσπαθεί ξανά μόνος του. Συνήθως η αλληλογραφία φτάνει τελικά μετά από μία ή περισσότερες προσπάθειες, μερικές φορές μόνο μετά από λίγες ώρες.
• Μην στείλετε την αλληλογραφία ξανά. Τότε θα φτάσει αργότερα διπλή, και περισσότερη αλληλογραφία κάνει την επιβράδυνση ακόμα χειρότερη.
• Πρέπει κάποιο μήνυμα να φτάσει πραγματικά άμεσα, ή συνεχίζει να συμβαίνει αυτό; Στείλτε μας τότε το μήνυμα αναβολής.

Microsoft: διεύθυνση IP αποκλεισμένη (5.7.606 και 5.7.708)

550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [203.0.113.25]. To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Πρόκειται για οριστική απόρριψη: η Microsoft έχει αποκλείσει τη διεύθυνση IP του server αποστολής. Η αίτηση αφαίρεσης μέσω της πύλης delist της Microsoft έχει νόημα μόνο για τον διαχειριστή αυτής της διεύθυνσης IP, αφού επιλυθεί η αιτία. Αν η αλληλογραφία σας διέρχεται μέσω server της WebOké, τότε το κάνουμε εμείς αυτό. Στείλτε μας το πλήρες μήνυμα επιστροφής (bounce), ώστε να γνωρίζουμε για ποιον server πρόκειται. Η Microsoft δεν διαθέτει χειροκίνητη λίστα επιτρεπόμενων (whitelist): παραμένει αυτόματο σύστημα.

Βλέπετε 550 5.7.708 Access denied, traffic not accepted from this IP; Τότε στέλνετε μέσω Microsoft 365, και η Microsoft δεν δέχεται πλέον την κίνηση από αυτό το περιβάλλον, συνήθως μετά από κατάχρηση. Αυτό επιλύεται με την υποστήριξη της Microsoft, μέσω του διαχειριστή του Microsoft 365 σας.

Microsoft: στον φάκελο Ανεπιθύμητα

Συχνά η αλληλογραφία δεν απορρίπτεται, αλλά καταλήγει στον φάκελο Ανεπιθύμητα, κυρίως από αποστολείς που η Microsoft δεν γνωρίζει ακόμα. Σε αυτή την περίπτωση δεν δημιουργείται μήνυμα επιστροφής. Τι βοηθάει:

• Φροντίστε ώστε τα SPF, DKIM και DMARC να είναι σωστά ρυθμισμένα. Ελέγξτε το domain σας με το E-mailcheck και διαβάστε Τι είναι το DMARC; Εξήγηση σε απλή γλώσσα.
• Ζητήστε από σταθερές επαφές να προσθέσουν τη διεύθυνσή σας στις επαφές τους ή στους ασφαλείς αποστολείς, και να επισημαίνουν αλληλογραφία που βρίσκεται παρ' όλα αυτά στα Ανεπιθύμητα ως Όχι ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Πώς γίνεται αυτό στο Outlook, θα το βρείτε στη Microsoft.
• Μην στέλνετε newsletters από το κανονικό σας mailbox, αλλά μέσω υπηρεσίας newsletter.

Στέλνετε πολλή αλληλογραφία προς το Outlook.com και λαμβάνετε 550 5.7.515; Τότε η Microsoft απαιτεί να επιτυγχάνουν και το SPF και το DKIM και να διαθέτετε εγγραφή DMARC. Δείτε την εξήγηση της Microsoft.

T-Online: δικοί τους κανόνες

Η T-Online είναι η μεγαλύτερη υπηρεσία αλληλογραφίας της Γερμανίας. Στη σελίδα postmaster της T-Online αναφέρονται οι απαιτήσεις για servers που στέλνουν αλληλογραφία. Οι σημαντικότερες:

• Η διεύθυνση IP του server αποστολής διαθέτει σωστή αντίστροφη DNS (PTR): η διεύθυνση IP δείχνει σε ένα όνομα, και αυτό το όνομα δείχνει ξανά πίσω στην ίδια διεύθυνση IP.
• Το domain από αυτό το όνομα διαθέτει ιστότοπο όπου αναγράφεται πώς μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον διαχειριστή του server. Στη Γερμανία μια τέτοια σελίδα ονομάζεται Impressum.
• Όχι αλληλογραφία απευθείας από οικιακές συνδέσεις ή ανώνυμους servers, και όχι πάρα πολλές ταυτόχρονες συνδέσεις.

Μια απορριφθείσα αλληλογραφία μοιάζει, για παράδειγμα, ως εξής:

554 IP=203.0.113.25 - None/bad reputation. Ask your postmaster for help or to contact tobr@rx.t-online.de for reset. (NOWL)

Αυτό σημαίνει: αυτή η διεύθυνση IP δεν επιτρέπεται αυτή τη στιγμή να παραδώσει αλληλογραφία στην T-Online. Αφορά τον server, όχι το domain σας ή την αλληλογραφία σας. Η T-Online δεν προσφέρει whitelist κατόπιν αιτήματος πελάτη. Μόνο ο διαχειριστής του server μπορεί να ζητήσει άρση.

Τι κάνετε εσείς:

1. Στείλτε μας το πλήρες μήνυμα επιστροφής (bounce) μέσω ticket στο Κέντρο Υποστήριξης. Μην στείλετε εσείς ο ίδιος μήνυμα στην T-Online: μόνο εμείς μπορούμε να ζητήσουμε άρση για τους servers μας.
2. Εμείς ζητάμε άρση από την T-Online για τους servers μας. Αυτό μπορεί να διαρκέσει κάποιο χρόνο, και η T-Online δεν στέλνει πάντα επιβεβαίωση.
3. Είναι επείγον ένα μήνυμα προς κάποιον στην T-Online; Συμφωνήστε τότε προσωρινά μια άλλη διεύθυνση ή έναν άλλο τρόπο επικοινωνίας.

Βλέπετε 421 Maximum parallel connections for your IP-Address reached; Τότε είναι προσωρινό. Ο server μας θα προσπαθήσει ξανά αργότερα και η αλληλογραφία συνήθως φτάνει από μόνη της.

Κοιτάξτε πρώτα εσείς οι ίδιοι

Με το E-mail Tracering στο DirectAdmin βλέπετε αν μια αλληλογραφία παραδόθηκε, καθυστέρησε ή απέτυχε, με την απάντηση του server του παραλήπτη. Δείτε Έλεγχος αν ένα e-mail έχει φτάσει με το E-mail Tracering. Τι σημαίνουν άλλοι κωδικοί σφάλματος, διαβάστε στο Mail delivery failed: πώς διαβάζετε το μήνυμα σφάλματος και τι σημαίνουν οι κωδικοί. Αν μας στείλετε ticket, επισυνάψτε το πλήρες μήνυμα επιστροφής (bounce), με τη διεύθυνση του παραλήπτη και την ώρα.

Δείτε επίσης στον οδηγό DirectAdmin: Η αλληλογραφία μου καταλήγει στα ανεπιθύμητα του παραλήπτη και Αποστολή απορρίφθηκε: blacklists και όρια.