GDPR: cookies, φόρμες και πολιτική απορρήτου

Ενότητα 9: Email, ορατότητα στις μηχανές αναζήτησης (SEO), GDPR, συντήρηση και μεταφορά · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά

Μαθησιακός στόχος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να θέσετε σε τάξη τη βάση GDPR ενός ιστοτόπου WordPress: να γνωρίζετε ποια προσωπικά δεδομένα επεξεργάζεστε, να ρυθμίζετε σωστά τα cookies και το εξωτερικό περιεχόμενο, να διαμορφώνετε σωστά τις φόρμες και να συντάσσετε μια πολιτική απορρήτου.

Βασικές έννοιες: προσωπικά δεδομένα, επεξεργασία, νομική βάση, υποχρέωση ενημέρωσης, πολιτική απορρήτου, κανόνας για τα cookies (οδηγία ePrivacy), συγκατάθεση, λειτουργικά και αναλυτικά cookies, cookies παρακολούθησης (tracking), cookiebanner, εξωτερικό περιεχόμενο, φόρμες, χρόνος διατήρησης, εκτελών την επεξεργασία, σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων, παραβίαση δεδομένων

Αυτό το μάθημα αποτελεί γενική εξήγηση, όχι νομική συμβουλή. Για τη δική σας περίπτωση, διαβάστε τις πληροφορίες της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ή συμβουλευτείτε έναν ειδικό.

Τι σχέση έχει το GDPR με τον ιστότοπό σας

Ο GDPR (Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων) αφορά τα προσωπικά δεδομένα: οτιδήποτε με το οποίο μπορείτε να αναγνωρίσετε κάποιον άμεσα ή έμμεσα. Σε έναν ιστότοπο αυτό είναι περισσότερο από όσο νομίζετε: ένα όνομα και email από μια φόρμα, μια παραγγελία, ένας λογαριασμός, αλλά και μια διεύθυνση IP και ένα cookie με έναν μοναδικό αριθμό.

Σχεδόν κάθε ιστότοπος WordPress επεξεργάζεται λοιπόν προσωπικά δεδομένα: σε φόρμες, σχόλια, λογαριασμούς, παραγγελίες, αρχεία καταγραφής του server, αντίγραφα ασφαλείας, αρχεία καταγραφής email (μάθημα 9.1) και σε ό,τι στέλνει ο ιστότοπός σας σε άλλα μέρη. Γι' αυτό ισχύουν, μεταξύ άλλων, οι εξής κανόνες:

• Χρειάζεστε μια νομική βάση για κάθε επεξεργασία (άρθρο 6 GDPR), για παράδειγμα: απαραίτητη για την εκτέλεση μιας σύμβασης (μια παραγγελία), συγκατάθεση (ένα newsletter), ή ένα έννομο συμφέρον.
• Δεν επεξεργάζεστε περισσότερα δεδομένα από όσα χρειάζεστε και δεν τα διατηρείτε περισσότερο από όσο χρειάζεται.
• Ενημερώνετε τους ανθρώπους για το τι κάνετε (άρθρο 13 GDPR): αυτό γίνεται μέσω της πολιτικής απορρήτου σας.
• Ασφαλίζετε τα δεδομένα κατάλληλα (https, ενημερώσεις, αντίγραφα ασφαλείας: το υπόλοιπο αυτού του μαθήματος).
• Αν αναθέσετε σε άλλον φορέα να επεξεργάζεται δεδομένα για λογαριασμό σας (τον πάροχο φιλοξενίας σας, μια υπηρεσία email, ένα πρόσθετο με μια υπηρεσία cloud), τότε αυτός είναι εκτελών την επεξεργασία και συνάπτετε μια σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων (άρθρο 28 GDPR). Οι πάροχοι φιλοξενίας και οι μεγάλες υπηρεσίες έχουν συνήθως έτοιμη μια τέτοια σύμβαση.
• Αν κάτι πάει στραβά (μια παραβίαση, ένα διαρρεύσαν αντίγραφο ασφαλείας), τότε πρόκειται για παραβίαση δεδομένων που ενδέχεται να πρέπει να αναφέρετε (μάθημα 7.5).

Cookies: η οδηγία ePrivacy

Για τα cookies (και παρόμοιες τεχνικές όπως το local storage και τα trackingpixels) ισχύει επιπλέον ο κανόνας για τα cookies της ευρωπαϊκής οδηγίας ePrivacy (στην Ελλάδα: ν. 3471/2006· στις Κάτω Χώρες: άρθρο 11.7a του Telecommunicatiewet). Εν συντομία, όπως το εξηγεί η ολλανδική αρχή προστασίας δεδομένων:

• Λειτουργικά cookies που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία του ιστοτόπου (ένα cookie σύνδεσης, ένα καλάθι αγορών, η απομνημόνευση της ίδιας της επιλογής cookies): επιτρέπονται χωρίς συγκατάθεση. Πρέπει όμως να ενημερώνετε σχετικά.
• Αναλυτικά cookies με καθόλου ή ελάχιστες επιπτώσεις στο απόρρητο: επιτρέπονται χωρίς συγκατάθεση, εφόσον πληρούν ορισμένες προϋποθέσεις. Σκεφτείτε στατιστικά που παρακολουθείτε εσείς οι ίδιοι ή που έχουν ρυθμιστεί με τρόπο φιλικό προς το απόρρητο (καμία κοινοποίηση δεδομένων, περικομμένες διευθύνσεις IP, καμία παρακολούθηση σε άλλους ιστοτόπους).
• Cookies παρακολούθησης (tracking) και οτιδήποτε παρακολουθεί επισκέπτες ή δημιουργεί προφίλ (διαφημίσεις, κοινωνικά δίκτυα, οι περισσότερες ενσωματωμένες υπηρεσίες μεγάλων πλατφορμών): μόνο μετά από συγκατάθεση, άρα φόρτωση μόνο αφού ο επισκέπτης έχει πει «ναι».

Ένα cookiebanner ζητά αυτή τη συγκατάθεση. Η ολλανδική αρχή προστασίας δεδομένων αναφέρει, μεταξύ άλλων: εξηγήστε ποια cookies χρησιμοποιείτε και για ποιον σκοπό, η άρνηση πρέπει να είναι εξίσου εύκολη με την αποδοχή, και καμία προ-επιλεγμένη επιλογή. Ένα banner που έχει μόνο «OK», ή που φορτώνει ήδη τον κώδικα παρακολούθησης πριν γίνει η επιλογή, δεν συμμορφώνεται. Υπάρχουν πολλά πρόσθετα cookies για το WordPress· επιλέξτε ένα που πραγματικά εμποδίζει τα scripts μέχρι να δοθεί συγκατάθεση, και ελέγξτε το (η άσκηση αυτού του μαθήματος βοηθά σε αυτό).

Εξωτερικό περιεχόμενο: τι στέλνει ο ιστότοπός σας σε άλλους

Ακόμα και χωρίς cookies, ο ιστότοπός σας στέλνει δεδομένα σε άλλα μέρη, μόλις μια σελίδα φορτώσει κάτι από αυτά. Το πρόγραμμα περιήγησης του επισκέπτη σας το ανακτά τότε από εκείνο το μέρος, και εκείνο βλέπει τουλάχιστον τη διεύθυνση IP. Παραδείγματα:

Στη Γερμανία, ένα δικαστήριο (LG München I, Ιανουάριος 2022) έκρινε ότι η φόρτωση γραμματοσειρών από εξωτερική υπηρεσία χωρίς συγκατάθεση παραβίαζε τον GDPR, επειδή με αυτόν τον τρόπο διαβιβαζόταν η διεύθυνση IP του επισκέπτη. Δεν πρόκειται για ολλανδική απόφαση, αλλά δείχνει περί τίνος πρόκειται: πρέπει να μπορείτε να εξηγήσετε κάθε εξωτερική πηγή.

Φόρμες

Μια φόρμα αποτελεί επεξεργασία δεδομένων. Προσέξτε τα εξής:

• Ζητήστε μόνο ό,τι χρειάζεστε. Για ένα αίτημα επανάκλησης χρειάζεστε ένα όνομα και έναν αριθμό τηλεφώνου, όχι διεύθυνση και ημερομηνία γέννησης.
• Μέσω https (μάθημα 3.1), διαφορετικά τα δεδομένα διακινούνται μη κρυπτογραφημένα στο διαδίκτυο.
• Πού μένουν τα δεδομένα; Πολλά πρόσθετα φορμών αποθηκεύουν κάθε υποβολή και στη βάση δεδομένων, εκτός από το email. Έτσι, μετά από χρόνια, βρίσκονται εκεί χιλιάδες υποβολές. Ορίστε έναν χρόνο διατήρησης ή απενεργοποιήστε την αποθήκευση αν το email αρκεί. Και το αρχείο καταγραφής email του πρόσθετου SMTP σας (μάθημα 9.1) τα περιέχει.
• Η συγκατάθεση για ένα newsletter είναι ένα ξεχωριστό πλαίσιο, μη προ-επιλεγμένο. Μια φόρμα επικοινωνίας δεν αποτελεί εγγραφή στο newsletter.
• Προστασία από spam: δείτε τον παραπάνω πίνακα.

Η πολιτική απορρήτου

Το WordPress δημιουργεί κατά την εγκατάσταση μια προσχέδιο σελίδα Πολιτική απορρήτου και διαθέτει στο Ρυθμίσεις > Απόρρητο μια βοήθεια με δείγματα κειμένων· πρόσθετα που επεξεργάζονται δεδομένα μπορούν να προσθέσουν κείμενο εκεί. Αυτό είναι μια αρχή, όχι τελικό αποτέλεσμα. Μια πολιτική απορρήτου περιγράφει, σύμφωνα με το άρθρο 13 GDPR, μεταξύ άλλων:

• ποιος είστε και πώς μπορούν να σας προσεγγίσουν·
• ποια προσωπικά δεδομένα επεξεργάζεστε, για ποιο σκοπό και με ποια νομική βάση·
• με ποιον τα μοιράζεστε (εκτελούντες την επεξεργασία, άλλα μέρη) και αν μεταφέρονται εκτός ΕΕ·
• πόσο καιρό τα διατηρείτε·
• ποια δικαιώματα έχουν οι άνθρωποι (πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, ένσταση) και ότι μπορούν να υποβάλουν καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα·
• ποια cookies και εξωτερικές υπηρεσίες χρησιμοποιεί ο ιστότοπός σας.

Τοποθετήστε έναν σύνδεσμο προς την πολιτική απορρήτου στο υποσέλιδο (μάθημα 4.3), ώστε να είναι ανιχνεύσιμος σε κάθε σελίδα, και σε κάθε φόρμα.

Το WordPress διαθέτει επίσης στα Εργαλεία λειτουργίες για εξαγωγή προσωπικών δεδομένων και διαγραφή τους κατόπιν αιτήματος χρήστη. Χρήσιμο σε περίπτωση αιτήματος πρόσβασης ή διαγραφής, αλλά εντοπίζουν μόνο δεδομένα του WordPress και προσθέτων που συνδέονται με αυτό.

Ένα απλό σχέδιο βημάτων

1. Φτιάξτε μια λίστα με όλες τις επεξεργασίες στον ιστότοπό σας: φόρμες, λογαριασμούς, παραγγελίες, σχόλια, στατιστικά, newsletter, αρχεία καταγραφής, αντίγραφα ασφαλείας.
2. Δείτε τι στέλνει ο ιστότοπός σας σε άλλα μέρη κατά τη φόρτωση (η άσκηση αυτού του μαθήματος).
3. Αφαιρέστε ό,τι δεν χρειάζεται· αντικαταστήστε ό,τι μπορεί να γίνει πιο φιλικό προς το απόρρητο.
4. Ρυθμίστε τη συγκατάθεση για ό,τι απομένει και πραγματικά χρειάζεται συγκατάθεση, με ένα banner που εμποδίζει τα scripts.
5. Συνάψτε συμβάσεις επεξεργασίας δεδομένων και συντάξτε (ή ξαναγράψτε) την πολιτική απορρήτου σας.
6. Ελέγχετέ το ξανά κάθε χρόνο (μάθημα 9.4), και μετά από κάθε νέο πρόσθετο που επεξεργάζεται δεδομένα.

Σύνοψη

• Σχεδόν κάθε ιστότοπος WordPress επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα: φόρμες, λογαριασμούς, διευθύνσεις IP, αρχεία καταγραφής, αντίγραφα ασφαλείας.
• Λειτουργικά και περιορισμένα αναλυτικά cookies επιτρέπονται χωρίς συγκατάθεση· η παρακολούθηση (tracking) μόνο μετά από συγκατάθεση, και φόρτωση μόνο τότε.
• Το εξωτερικό περιεχόμενο (γραμματοσειρές, βίντεο, χάρτες, captcha) στέλνει δεδομένα σε άλλους· κάντε το τοπικό ή φορτώστε το μόνο μετά από κλικ.
• Ζητήστε στις φόρμες μόνο ό,τι χρειάζεται, μην διατηρείτε τις υποβολές επ' αόριστον, ξεχωριστό πλαίσιο για το newsletter και όχι προ-επιλεγμένο.
• Μια πολιτική απορρήτου σύμφωνα με το άρθρο 13 GDPR, ανιχνεύσιμη σε κάθε σελίδα· συμβάσεις επεξεργασίας δεδομένων με τον πάροχο φιλοξενίας και τις υπηρεσίες σας.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A9.3: Τι στέλνει ο ιστότοπός σας σε άλλους; Συμπληρώστε τη διεύθυνση του ιστοτόπου σας. Το πρόγραμμα φορτώνει την αρχική σελίδα όπως θα την έβλεπε ένας νέος επισκέπτης χωρίς cookies και χωρίς συγκατάθεση, και παρέχει μια επισκόπηση: ποια cookies τοποθετεί αμέσως ο server (μόνο τα ονόματα), και από ποια άλλα domains φορτώνει η σελίδα scripts, γραμματοσειρές, iframes ή εικόνες. Γνωστές υπηρεσίες στατιστικών, διαφημίσεων, κοινωνικών δικτύων, γραμματοσειρών και βίντεο αναφέρονται με το όνομά τους (πορτοκαλί: «ελέγξτε αν αυτό φορτώνει μόνο μετά από συγκατάθεση, ή αντικαταστήστε το»). Επιπλέον, ελέγχει αν υπάρχει στην αρχική σελίδα σύνδεσμος προς πολιτική απορρήτου.

Άσκηση D9.3: Η λίστα επεξεργασιών και η πολιτική απορρήτου σας. Φτιάξτε μια λίστα με όλες τις επεξεργασίες στον ιστότοπό σας (φόρμες, λογαριασμούς, παραγγελίες, σχόλια, στατιστικά, newsletter, αρχεία καταγραφής, αντίγραφα ασφαλείας) με, για κάθε επεξεργασία: ποια δεδομένα, για ποιο σκοπό, νομική βάση, πού αποθηκεύονται, για πόσο καιρό, και ποιος είναι ο εκτελών την επεξεργασία. Συγκρίνετε αυτή τη λίστα με την πολιτική απορρήτου σας και σημειώστε τι περιλαμβάνεται ήδη. Σημειώστε τι προσθέτετε ή αφαιρείτε, και ποιες εξωτερικές υπηρεσίες από την άσκηση A9.3 αντικαθιστάτε ή τοποθετείτε πίσω από συγκατάθεση.

Περαιτέρω ανάγνωση

Αυτά τα άρθρα αφορούν το ίδιο το WebOké· την εξήγηση για τον δικό σας ιστότοπο θα τη βρείτε στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

• Cookies στη WebOké: δείτε ή αλλάξτε την επιλογή σας
• Cookies (Autoriteit Persoonsgegevens): https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/internet-slimme-apparaten/cookies
• Τα cookies και ο οργανισμός σας: φροντίστε για μια καλή πολιτική (Autoriteit Persoonsgegevens): https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/internet-slimme-apparaten/cookies/cookies-en-uw-organisatie-zorg-voor-een-goed-beleid
• Σαφή cookiebanners (Autoriteit Persoonsgegevens): https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/internet-slimme-apparaten/cookies/heldere-cookiebanners
• Δικαίωμα ενημέρωσης (Autoriteit Persoonsgegevens): https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/basis-avg/privacyrechten-avg/recht-op-informatie
• Παραβιάσεις δεδομένων (Autoriteit Persoonsgegevens): https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/beveiliging/datalekken
• Απόρρητο στο WordPress (wordpress.org, Αγγλικά): https://wordpress.org/documentation/article/settings-privacy-screen/