Διακοπή λειτουργίας στο Microsoft 365: τι συνέβη και τι μπορείτε να μάθετε από αυτό

Την Πέμπτη το απόγευμα, 12 Νοεμβρίου, παρουσιάστηκε πρόβλημα στη Microsoft. Σε όλο τον κόσμο, εκατομμύρια άνθρωποι δεν μπορούσαν πλέον να στείλουν ή να λάβουν email μέσω του Outlook, τα ημερολόγια στο Teams δεν λειτουργούσαν και προβλήματα παρουσίασαν επίσης το Copilot και το SharePoint. Μόλις την Παρασκευή το βράδυ μπόρεσαν οι περισσότεροι να εργαστούν ξανά κανονικά. Σε αυτό το άρθρο συνοψίζουμε τι συνέβη, τι καλό είναι να ελέγξετε τώρα και γιατί αυτή η διακοπή αποτελεί μια καλή ευκαιρία για να εξετάσετε κριτικά τη δική σας εξάρτηση.

Τι συνέβη;

1. Αρχίζει η διακοπήΠέμπτη 12 Νοεμβρίου, 17:15

   Οι διακομιστές του Exchange Online καθίστανται απροσδόκητα απρόσιτοι. Επειδή πολλές άλλες υπηρεσίες της Microsoft βασίζονται σε αυτούς, καταρρέουν και αυτές: τα ημερολόγια και ο προγραμματισμός συσκέψεων στο Teams, το Copilot, το SharePoint, το περιβάλλον διαχείρισης για τους διαχειριστές IT και μέρος του λογισμικού ασφαλείας.

2. ΠαγκοσμίωςΠέμπτη 12 Νοεμβρίου, 19:00

   Στο Downdetector έχουν πλέον καταγραφεί περισσότερες από 130.000 αναφορές σχετικά με το Outlook. Επιχειρήσεις, σχολεία και κυβερνήσεις στην Ευρώπη, τη Βόρεια Αμερική και την Ασία μένουν χωρίς email. Η Microsoft ανακοινώνει ότι δεν υπάρχουν ενδείξεις για hack.

3. Νέα προβλήματαΠαρασκευή 13 Νοεμβρίου, πρωί

   Διακομιστές που η Microsoft είχε αποκαταστήσει κατά τη διάρκεια της νύχτας, παρουσιάζουν εκ νέου βλάβη. Για να αποφευχθεί η απώλεια καθυστερημένων email, η Microsoft παρατείνει τον χρόνο αναμονής των email σε 48 ώρες. Το ολλανδικό Εθνικό Κέντρο Κυβερνοασφάλειας (NCSC) δημοσιεύει συμβουλές για οργανισμούς.

4. Σε μεγάλο βαθμό αποκατεστημένοΠαρασκευή 13 Νοεμβρίου, βράδυ

   Σε μεγάλο μέρος της Ευρώπης και της Βόρειας Αμερικής όλα λειτουργούν ξανά. Η ακριβής αιτία δεν είναι ακόμη γνωστή. Η Microsoft διερευνά αν μια αλλαγή στο δίκτυο, γύρω στην αρχή της διακοπής, ήταν η αιτία, και έχει υποσχεθεί πλήρη αναφορά.

Τι πρέπει να ελέγξετε τώρα;

Χρησιμοποιείτε εσείς το Microsoft 365 ή συνεργάζεστε με πελάτες ή προμηθευτές που το χρησιμοποιούν; Τότε ελέγξτε τα παρακάτω σημεία. Το NCSC επισημαίνει ότι οι σαρώσεις ασφαλείας της Microsoft κατά τη διάρκεια της διακοπής ήταν καθυστερημένες ή ελλιπείς.

1. Προσέξτε ιδιαίτερα το phishing. Οι εγκληματίες χρησιμοποιούν συχνά τις διακοπές ως πρόσχημα. Τα μηνύματα που ζητούν να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασής σας ή να «αποκαταστήσετε» τον λογαριασμό σας είναι ιδιαίτερα ύποπτα τις επόμενες ημέρες, ακόμη κι αν φαίνεται ότι προέρχονται από τη Microsoft.
2. Να είστε προσεκτικοί με συνημμένα που έφτασαν μεταξύ Πέμπτης απογεύματος και Παρασκευής βραδιού, ιδίως από αποστολείς που δεν γνωρίζετε.
3. Ελέγξτε αν σημαντικά email έχουν παραδοθεί. Τα email μπορεί να παραδόθηκαν ώρες αργότερα ή να επιστράφηκαν στον αποστολέα. Έχετε στείλει προσφορές, τιμολόγια ή παραγγελίες σε κάποιον με διεύθυνση Microsoft; Ρωτήστε τον τότε αν τα έλαβε.
4. Ελέγξτε τον φάκελο ανεπιθύμητων και την καραντίνα. Όταν τα φίλτρα ξεκίνησαν ξανά, ενδέχεται να μπλοκαρίστηκαν εσφαλμένα κάποια email.

Το πραγματικό πρόβλημα: τα πάντα σε έναν πάροχο

Διακοπές συμβαίνουν σε κάθε πάροχο. Και σε εμάς επίσης, είμαστε ειλικρινείς σχετικά με αυτό. Αυτό που έκανε αυτή τη διακοπή τόσο μεγάλη είναι ότι πολλές επιχειρήσεις έχουν αναθέσει τα πάντα στη Microsoft: email, ημερολόγιο, συνομιλία, αρχεία, σύνδεση και ασφάλεια. Αν μία υπηρεσία καταρρεύσει, σταματά ολόκληρη η επιχείρηση. Δεν υπάρχει δυνατότητα προσωρινής εναλλαγής, καθώς όλα εξαρτώνται από τον ίδιο λογαριασμό.

Μια διακοπή δεν μπορείτε να την αποτρέψετε. Μπορείτε όμως να φροντίσετε ώστε μία διακοπή να μην παραλύσει ολόκληρη την επιχείρησή σας.

Και η αλλαγή παρόχου; Αποδεικνύεται πιο δύσκολη απ' ό,τι φαίνεται. Η Leaseweb ρώτησε στις αρχές Νοεμβρίου 800 στελέχη στην Ολλανδία, τη Γερμανία, το Ηνωμένο Βασίλειο και τις Ηνωμένες Πολιτείες πόσο γρήγορα θα μπορούσαν να εγκαταλείψουν τον μεγαλύτερο πάροχο cloud τους. Το 89 τοις εκατό δεν μπορεί να το κάνει αυτό εντός τριών εβδομάδων. Οι ολλανδικές επιχειρήσεις είναι οι πιο απαισιόδοξες: το 65 τοις εκατό πιστεύει ότι θα χρειαστεί περισσότερο από τρεις μήνες. Η Leaseweb είναι η ίδια πάροχος cloud και πλήρωσε για την έρευνα, αλλά η εικόνα είναι σαφής: οι περισσότερες επιχειρήσεις είναι «κολλημένες».

Επιπλέον, η Microsoft είναι αμερικανική εταιρεία, η οποία υπόκειται στην αμερικανική νομοθεσία. Τι σημαίνει αυτό για το απόρρητό σας, μπορείτε να διαβάσετε στο προηγούμενο άρθρο μας Outlook: ένας εφιάλτης απορρήτου. Αν χρησιμοποιείτε το νέο Outlook για ένα mailbox που φιλοξενείται σε εμάς, τότε το email σας περνάει επίσης μέσω των διακομιστών της Microsoft. Εξαρτάστε δηλαδή και πάλι από τη Microsoft, ακόμη κι αν το email σας βρίσκεται αλλού.

Πώς μπορείτε να κάνετε την επιχείρησή σας λιγότερο ευάλωτη;

Χρησιμοποιήστε μια διεύθυνση email στο δικό σας domain name. Αυτό είναι το σημαντικότερο βήμα και σχεδόν δεν κοστίζει τίποτα. Με μια διεύθυνση όπως εσείς@επιχείρησήσας.nl εσείς αποφασίζετε πού φτάνει το email σας. Αν θέλετε να αλλάξετε πάροχο, αρκεί να προσαρμόσετε μερικές ρυθμίσεις στο DNS σας και η διεύθυνσή σας παραμένει η ίδια. Με μια διεύθυνση όπως επιχείρησήσας@outlook.com αυτό δεν είναι ποτέ δυνατό: οι πελάτες, οι προμηθευτές και οι λογαριασμοί σας παραμένουν για πάντα δεμένοι με τη Microsoft.

Διασπείρετε τις υπηρεσίες σας. Δεν χρειάζεται να αλλάξετε τα πάντα μονομιάς. Αλλά αν το email, τα αρχεία και η ιστοσελίδα σας δεν βρίσκονται όλα στον ίδιο πάροχο, μία διακοπή δεν παραλύει αμέσως τα πάντα. Αν δεν μπορείτε να στείλετε email, μπορείτε τουλάχιστον να έχετε ακόμα πρόσβαση στα αρχεία σας. Και αντίστροφα.

Να γνωρίζετε πώς μπορείτε να φύγετε. Φροντίστε να γνωρίζετε πού βρίσκονται το email, οι επαφές, το ημερολόγιο και τα αρχεία σας και πώς μπορείτε να φτιάξετε αντίγραφο αυτών. Μια μετάβαση που έχετε ήδη σκεφτεί εκ των προτέρων, γίνεται πολύ πιο γρήγορα σε περίπτωση ανάγκης.

Επιλέξτε, όπου είναι δυνατόν, ευρωπαϊκές λύσεις. Υπάρχουν πλήρεις εναλλακτικές λύσεις που λειτουργούν στην Ευρώπη και τις οποίες ελέγχετε εσείς οι ίδιοι. Σε εμάς, αυτές είναι το email hosting στο δικό σας domain name και το Nextcloud για αρχεία, ημερολόγιο και επαφές, με το Euro-Office για συνεργασία σε έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις. Όλα λειτουργούν στους δικούς μας διακομιστές στην Ολλανδία.

Οι διακομιστές email μας δεν επηρεάστηκαν καθόλου από τη διακοπή. Μόνο τα email που οι πελάτες μας έστελναν σε διευθύνσεις Microsoft παρέμειναν για λίγο σε αναμονή σε εμάς και παραδόθηκαν αυτόματα μόλις η Microsoft έγινε ξανά προσβάσιμη.

Διαβάστε περισσότερα

• NCSC: Στην επικαιρότητα: διακοπή Microsoft Exchange Online
• VRT NWS: Η Microsoft βλέπει βελτίωση μετά από παγκόσμια προβλήματα με το Outlook, το Teams και το Copilot
• ICT Magazine: Το 89 τοις εκατό των επιχειρήσεων παραμένει δεσμευμένο με τον πάροχο cloud για τουλάχιστον 3 εβδομάδες

Η ομάδα της WebOké